Directie Informatievoorziening en Inkoop

Bij de Directie Informatievoorziening en Inkoop (DI&I) van het Ministerie van Justitie en Veiligheid groeit het aantal gemeenschappelijke digitale diensten snel. Een van de domeinhouders voor deze diensten is Alex Maas. Hij werkt nauw samen met de Justitiële ICT Organisatie. “De rollen zijn formeel, de samenwerking zelf is informeel. De Justitiële ICT Organisatie ontzorgt van begin tot eind.”

De kracht van goede samenwerking

“Hartstikke mooi”, noemt Alex Maas de gemeenschappelijke digitale diensten (GDD’s). “Want hoe meer je gemeenschappelijk ontwikkelt, beheert, vernieuwt en gebruikt, hoe efficiënter en goedkoper het wordt.” Met de GDD’s kunnen medewerkers en organisatieonderdelen van het ministerie hun werk snel, veilig en efficiënt doen. Voor aankoop, invoering, beheer, onderhoud en alles wat er verder bij komt kijken werkt DI&I nauw samen met de Justitiële ICT Organisatie.

Rolverdeling

Hoe ziet die samenwerking er precies uit? Formeel gezien zijn de rollen strak gescheiden. DI&I is als opdrachtgever verantwoordelijk voor optimale besteding van het beschikbare geld en voor de invoering van goede, veilige, toekomstvaste diensten die ook goed gebruikt worden.

De Justitiële ICT Organisatie is opdrachtnemer en levert goede technische en functionele oplossingen, inclusief beheer, toegang en service achteraf. Ze is ook verantwoordelijk voor softwareonderhoud – het zo belangrijke lifecyclemanagement. Het vizier op de toekomst houden is voor beide rollen belangrijk, want niets verandert zo snel als ICT – zeker in de justitie-omgeving. “We hebben altijd de radar aanstaan, op zoek naar innovatieve technieken en toepassingen.”

Topdesk als GDD: iedereen welkom in het nieuwe huis

De samenwerking is in de praktijk een stuk minder formeel, zegt Maas. “Je werkt met elkaar aan een oplossing.” Dat dit precies de kracht ervan is, zie je bijvoorbeeld bij de invoering van de GDD Topdesk. Deze servicemanagementtool voor de financiële werkprocessen van het ministerie maakt een einde aan alle aparte contracten en installaties, en dus aan de dubbele kosten ervan. Maas heeft samen met de Justitiële ICT Organisatie de klantvraag verduidelijkt en een begroting gemaakt. “De JIO heeft ons echt ontzorgd in dit proces. Door mee te denken over een oplossing, door alle contracten samen te voegen en waar mogelijk de installaties om te zetten. De GDD Topdesk is zo gebouwd dat nieuwe gebruikers zich direct kunnen aansluiten. Ik vergelijk het met een groot huis waar je voor elke nieuwe gebruiker een kamer beschikbaar kunt stellen. Dat maakt deze dienst toekomstbestendig.”

Cloudoplossing

Andere voorbeelden van GDD’s zijn voorzieningen voor veilige e-mail (Zivver), informatiebeveiliging (Key Control Dashboard) en een enquêtetool. Aan deze diensten wordt nu volop gewerkt. “Aan het in gebruik nemen van een GDD gaat een heel traject vooraf. De Justitiële ICT Organisatie weet alles over beheer en contracten en zo konden we samen de adviesstukken opstellen met het programma van eisen, als voorstel voor de CIO-raad van het ministerie die het plan moet goedkeuren.” Ook voor de enquêtetool is samengewerkt aan een programma van eisen. De Justitiële ICT Organisatie gaat daarmee ‘de markt op’ en start het inkooptraject. “Wij hoeven dus alleen maar te vragen: hebben jullie hier zelf een toepassing voor of kun je voor ons de markt opgaan om te zoeken wat we nodig hebben? Voor deze tool moest ook een nieuw afwegingskader worden toegepast, omdat het gaat om een cloudoplossing. De IT-architecten van de Justitiële ICT Organisatie hebben ons hierbij geholpen.”

Ontzorgen

Maas werkt nu een jaar of 3 samen met de Justitiële ICT Organisatie. Die heeft zich intussen ontwikkeld van SSC-I - voor alleen DJI - naar Justitiële ICT Organisatie - voor het hele Ministerie van JenV. Heeft die overgang de samenwerking beïnvloed? “We merken dat de beheerskant bij de reorganisatie wat onderbelicht is gebleven. We komen vakmensen te kort, maar daar wordt aan gewerkt.” Verder niets dan lof, concludeert Maas. “Technische kennis en servicegerichtheid: prima. Als er iets niet goed gaat, wordt dat meteen besproken en opgelost. Daar ben ik erg tevreden over. Er wordt alert gereageerd en de Justitiële ICT Organisatie is proactief. We luisteren goed naar elkaar en hebben oog voor elkaars wensen en standpunten, maar ook voor elkaars problemen. Die goede communicatie is goud waard.”