Waar dient uw factuur aan te voldoen?
Om het facturatieproces zo optimaal en efficiënt mogelijk laten verlopen, zijn er factuurvereisten opgesteld. Het Financieel Diensten Centrum SSC DJI (FDC), dat voor de Justitiële ICT Organisatie een en ander verzorgt, werkt met een checklist wettelijke vereisten en FDC-vereisten. De volledige lijst met wettelijke vereisten is te vinden op de website van de Belastingdienst.
De onderstaande zaken dienen minimaal op de factuur te staan. Indien uw factuur niet aan deze eisen voldoet, kan het FDC de factuur niet in behandeling nemen en zal deze aan u worden geretourneerd.
Wettelijke vereisten
- Uw volledige naam en die van uw afnemer: U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden naam van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd vermelden op de factuur
- Uw volledige adres en dat van uw afnemer: U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, zoals vermeld in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende
- Uw Btw-nummer: Bij fiscale eenheden is dat het Btw-nummer van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd.
- Uw KvK-nummer: Het KvK-nummer dat volgens het Handelsregister is gekoppeld aan de juridische naam of handelsnaam die is vermeld op uw factuur.
- Factuurdatum: De datum waarop de factuur is verstuurd.
- IBAN-nummer: Begunstigde dient overeen te komen met de bij FDC bekende leverancier van goederen en/of diensten.
- Factuurnummer: Een uniek volgnummer.
- Een omschrijving van de goederen en/of diensten die u hebt geleverd. Let op dat u hierbij geen persoonsgegevens opneemt, bijvoorbeeld gegevens over de gezondheid van een persoon of diens persoonlijke omstandigheden. Beperk u tot gegevens die relevant zijn voor het afhandelen van de factuur en vermeld waar mogelijk alleen een zaak- of dossiernummer.
- Het aantal goederen en/of diensten
- De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd
- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw: Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven, vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
- Het Btw-tarief dat u in rekening brengt
- Het Btw-bedrag
FDC-vereisten
Om uw factuur zo snel mogelijk te kunnen verwerken en binnen 30 dagen aan u te kunnen voldoen, heeft het FDC een aantal aanvullende eisen aan de facturen gesteld.
- Factuuradres FDC , ter attentie van team 609 Justitiële ICT Organisatie, Postbus 90832, 2509 LV DEN HAAG. Uw factuur kan niet in behandeling worden genomen indien wij niet weten aan welke dienstverleningsorganisatie de goederen en/of diensten zijn geleverd.
- Inkoopordernummer of Verlicht inkoopregime referentienummer
- BIG-nummer: Uw BIG registratienummer indien uw beroep valt onder de beroepsgroepen van de Wet BIG
Uitzondering
Pdf-facturen worden niet in behandeling genomen indien u contractueel gebonden bent aan e-facturatie. Alleen bij uitzondering kunnen PDF facturen worden aangeleverd via mailadres facturen@dji.minjus.nl
Voor een volledig automatische en snelle verwerking in ons financiële systeem is het vereist dat u één Pdf-bestand per factuur inclusief bijlagen aanlevert. Vermeld in het onderwerp van het e-mailbericht het factuurnummer en/of de naam van uw bedrijf.
De doorlooptijd van een pdf-factuur is langer dan bij gebruik van e-facturatie.
Zie ook